جه به تحقیقات انجام شده در سال های اخیر در دنیا و توجه روزافزون به بررسی هوش هیجانی در عرصه های گوناگون و نیز بررسی مدیریت تحول گرا به عنوان سبک مدیریت موفق در سازمان های امروز، تحقیقات اندکی در این زمینه در ایران انجام شده است. هدف از انجام این تحقیق سنجش میزان هوش هیجانی مدیران و مهم تر از آن پیدا کردن دلایلی دال بر وجود رابطه بین هوش هیجانی بالاتر و سبک رهبری تحول گرا است .

اهمیت و ضرورت پژوهش

ارتباط بین هوش هیجانی و سبک رهبری در تحقیقات سایر پژوهشگران اثبات شده است به همین دلیل در صورت بررسی میزان هوش هیجانی مدیران مدارس شهرستان گلپایگان نقاط قوت و ضعف مدیران در ارتباط با مولفه های هوش هیجانی مشخص خواهد شد، با توجه به این که هوش هیجانی یک خصوصیت است که می تواند پرورش و رشد پیدا کند مدیران می توانند نقاط منفی خود را شناسایی کرده و آن ها را تقویت نمایند تا به سبب تغییر عملکرد های هیجانی و کنترل آن بتوانند سبک رهبری خود را از حالت تعادل گرا به سبک تحول گرا نزدیکتر نمایند. محیط شغلی مدیران مدارس به دلیل مواجه بودن با قشر نوجوان نیازمند تصمیم گیری های سریع و مقتدارنه می باشد ، مدیران در صورتی در مواجهه با این نوع تصمیم گیری ها عکس العمل مناسب تری را از خود بروز می دهند که بتوانند فاکتورهای محیطی را به خوبی بررسی کرده و هیجانات ناشی از آن را کنترل نمایند ، هوش هیجانی بالا به افراد کمک می کند که در این شرایط تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند.

متاسفانه تا کنون در داخل کشور تحقیقات بسیار کمی جهت بررسی ارتباط هوش هیجانی و سبک رهبری صورت گرفته است.کمبود چنین تحقیقاتی در حیطه آموزش و پروش مشهودتر است.با توجه به این که بالا بودن هوش هیجانی در مدیران مدارس می تواند کشور را در راستای تحقق و پیشبرد اهداف تعیین شده در ماموریت ها و برنامه های مورد نظر یاری رساند ، و از آنجا که این احتمال وجود دارد که هوش هیجانی با سبک رهبری مدیران در ارتباط باشد ، ضروریست این امر مورد بررسی قرار گیرد که آیا هوش هیجانی با سبک رهبری مدیران ارتباط دارد یا خیر.شناخت مولفه های دخیل در شیوه ارتباطات مدیران از جمله فعالیت هایی است که در اثر بخش تر ساختن و کارآمدی سازمان ها موثر است از اهمیت بالایی برخوردار است.در این تحقیق به بررسی رابطه هوش هیجانی و سبک رهبری مدیران مدارس شهرستان گلپایگان پرداخته شده است.

• نوآوری در تحقیق

یکی از مهمترین خصیصه ها که می تواند به رهبران و مدیران در پاسخ به تغییر شرایط  کمک کند ، هوش هیجانی و سبک تحول گرا است . هوش هیجانی موضوعی است که سعی در تشریح و تفسیر جایگاه هیجان ها و احساسات و توانمندی های انسانی دارد . مدیران برخوردار از هوش هیجانی ، رهبران مؤثری هستند که اهداف را با حداکثر بهره وری و رضایتمندی و تعهد کارکنان محقق می سازند ، رهبری تعامل گرا را نیز به عنوان یک فرایند مبادله اجتماعی در نظر گرفته اند ، در جایی که رهبران برای افزایش عملکرد کارکنان خود به پاداش و تنبیه سازمان متکی هستند . رهبران تعامل گرا پیروان خود را در جهت اهداف و نقش های تثبیت شده مورد نیاز هدایت کرده و برای انگیزش دادن به آن ها به پاداش و تنبیه سازمانی متکی هستند. علاوه بر این ، آن ها بر تکالیف، استانداردهای کاری و اهداف وظیفه محور تأکید دارند . امروزه مدیریت آموزشی ، برای جبران نزول کیفی آموزش و پرورش ناشی از توجه به مشکلات کمی ، یک الزام است و ابعاد وسیع و پیچیدگی وظایف آموزشی ، به مدیرانی با عمق نظر و بینش و انعطاف پذیری و مجهز به دانش مدیریت نیاز دارد به همین جهت انجام چنین تحقیقاتی برای سازمان حائز اهمیت می باشد و چندان در داخل سازمان به آنها پرداخته نشده است .

– Emotional Intelligence

–  Bar-ON

– Shaughnessy & Parker

– Jordan et.al

1-3)اهداف تحقیق:                                                                                                                 

1-شناسایی رابطه آشنایی مدیران استان به قوانین و مقررات مالی با افزایش هزینه های دستگاههای اجرایی

2-شناسایی رابطه آشنایی مدیران استان به قوانین و مقررات مالی باجذب بهینه اعتبارات توسط دستگاههای اجرایی

3-شناسایی رابطه آشنایی مدیران استان به قوانین و مقررات مالی با رضایت مدیران وکارشناسان از دیوان محاسبات

4-شناسایی رابطه آشنایی مدیران استان به قوانین و مقررات مالی، بامیزان ارجاء پرونده های مربوط به نقض قوانین و مقررات به مراجع ذیصلاح(دادسرای دیوان محاسبات کشور،اداره کل بازرسی استان،دادگستری و…)

5 شناسایی رابطه آشنایی مدیران استان به قوانین و مقررات مالی بااتخاذ تصمیمات صحیح و مناسب

1-4)فرضیه های تحقیق:                                                                              

1. بین عدم آشنایی مدیران با قوانین و مقررات مالی و میزان جذب بهینه اعتبارات رابطه معناداری وجود دارد

1. بین عدم آشنایی مدیران با قوانین و مقررات مالی و افزایش هزینه های دستگاههای اجرایی آنان رابطه معناداری وجود دارد

1. بین عدم آشنایی مدیران با قوانین و مقررات مالی و اتخاذ تصمیمات نادرست رابطه معناداری وجود دارد

1. بین عدم آشنایی مدیران با قوانین و مقررات مالی و میزان ارجاء پرونده های مربوط به نقض قوانین و مقررات به مراجع ذیصلاح( دادسرای دیوان محاسبات کشور،اداره کل بازرسی استان ،دادگستری و…)رابطه معناداری وجود دارد

1. بین عدم آشنایی مدیران با قوانین و مقررات مالی و عدم رضایت مدیران از دیوان محاسبات رابطه معناداری وجود دارد

-1Kolmogorov-Smirnov

Friedman Test-2

The statistical package for social science (spss)–3

این قبیل شرکت ها برای ادامه حیات خود در شرایط رقابتی ایجاد شده، نیازمند به یک بازنگری کلی در چگونگی تخصیص وجوه در دسترس خود و تعهد پرداخت های آینده خواهند بود. با توجه به اینکه بیمه در کشور ما سابقه طولانی دارد اما متاسفانه  نتوانسته است جایگاه واقعی خویش را پیدا کند حتی در مقایسه با کشورهای در حال توسعه و کشورهایی که از نظر اقتصادی در اندازه های کشور ما نیستند جایگاه بیمه ما در حدی پایین تر است. بیمه در کشور ما ظرفیت بالقوه ای برای داشتن جایگاه مناسب خود را دارد اما به دلایلی نتوانسته است این جایگاه را تصرف نماید، بخش عمده ای از این ناتوانی به سبب عدم شناخت از خود در جایگاه بیمه در اقتصاد کشور اشت (کریمی و چشمی،1390: 11).

شرکت بیمه ایران نیز از چالش های مذکور مستثنی نیست خصوصاً با توسعه کمی و کیفی شتابانی که در سالهای اخیر در حوزه صنعت بیمه رخ داده است همچنین به خاطر گستردگی فعالیت های شرکت بیمه ایران به جدیدترین و به روزترین مدل های خصوصی سازی صنعت بیمه بر ساختار شرکت های بیمه نیاز دارد. بنابراین این تحقیق در صدد است که وضعیت، منطق و پیامد های خصوصی سازی صنعت بیمه بر ساختار شرکت های بیمه را مورد بررسی قرار داده و بر مبنای نتایج این بررسی مدلی جهت ارتقاء ارایه کند تا بدین طریق شرکت بیمه ایران بتواند در این محیط پرتلاطم و پراز رقیب به حیات خود ادامه دهند و خود را پیشاپیش برای تغییرات آتی آماده سازند در نهایت مسئله اصلی پژوهش عبارت است از :

پیامد های خصوصی سازی صنعت بیمه بر ساختار شرکت بیمه ایران کدامند؟

1-3. اهمیت و ضرورت انجام تحقیق

بیمه در اقتصاد یک مملکت از طریق پوشش دادن به ریسک های سرمایه گذاری و کمک در تشکیل بازار سرمایه تاثیر شگرف و بسزایی دارد، از طرف دیگر با مکانیزم بیمه عمر و پس انداز در جهت ایجاد آسایش خاطر برای افراد جامعه، آنان را در تلاش  وکوشش به منظور پیشبرد اهداف اقتصادی یاری می نماید. یکی از مواردیکه در طی مباحثات مربوط به صنعت بیمه روی آن تمرکز شده است مسئله خصوصی سازی در صنعت بیمه است (موسسه بیمه و پژوهش های بازرگانی،1373).

خصوصی سازی در ساده ترین و عمومی ترین تعریف انتقال دارایی یا ارائه خدمات از بخش دولتی به بخش خصوصی است. در واقع خصوصی سازی به هرگونه انتقال فعالیت دارایی و خدمات و در نهایت مدیریت و تصدی گری از حوزه مالکیت و کنترل بخش دولتی به مالکیت خصوصی اطلاق می شود. ایده اصلی در تفکر خصوصی سازی این است که فضای رقابت و نظام حاکم بر بازار واحدهای خصوصی را مجبور سازند تا عملکرد کاراتر نسبت به بخش عمومی دولتی داشته باشند. و اما خصوصی سازی صنعت بیمه فرآیندی است در جهت نیل به وضعیت تعادلی بیمه ای بخش دولتی با ساز و کار بازار(تاری، فتح االله و حنیفه زاده،1392: 22).

با توجه به روند خصوصی سازی در کشورهای در حال توسعه، که خود بیانگر آن است این کشورها همانند کشورهای توسعه یافته صنعتی در دوران خاصی از رشد یعنی دوره خیز اقتصادی قرار دارند، این امر نیازمند دخالت مقتدرانه دولت است. در این دوران دولت ها با سرمایه گذاری در بخشهای غیر سودآور ضروری و لازم جهت حیات اجتماع، رفاه جامعه را تأمین می کند و زمینه لازم برای ایجاد ثبات و امنیت اجتماعی که خود شرط لازم برای جذب سرمایه گذاری ها می باشد را ایجاد می کند. در بیشتر کشورهای در حال توسعه بدلیل ضعف ساختار دولتی و ضعف عمومی ساختار اقتصادی، دولت ها نمی توانند سیاست های خصوصی سازی و تقویت بخش خصوصی را به درستی و با نتایج منطقی به انجام برسانند. در کشور ما نیز به عقیده کارشناسان، نبود زمینه های مناسب فرآیند خصوصی سازی، اجرای آن را در مراحل مختلف دچار مشکل نموده است. اما در عین حال متوجه می شویم که افزایش رقابت و کارآیی اقتصادی و استفاده بهینه از منابع تولیدی از این طریق رسیدن به رشدهای بالاتر اقتصادی مستلزم خصوصی سازی صنایع کشور است (چاپل،2004).

ال 1974 هافستد به مطالعه پایگاه بزرگ داده های تحقیقی در مورد ارزش های مردم در 50 کشور جهان پرداخت. تحلیل های آماری که وی بر روی ارزش های مشابه کارکنان در این 50 کشور انجام داد، مشکلات مشترکی را نمایان ساخت، اما راه حل های آن از کشوری به کشور دیگر در این زمینه ها  تفاوت داشت، او ریشه این تفاوت ها را در اختلاف فرهنگ این کشورها به صورت یک مدل چهار بعدی مطرح کرد که این ابعاد عبارتند از: فاصله قدرت (ازکم تا زیاد)، جمع گرائی در مقابل فردگرائی، زن گرائی در مقابل مردگرائی و ابهام گریزی (اعرابی و همکاران، 1388، 30). در سازمان هائی که فرهنگ آن قوی است، اعضای سازمان از رسالت ها و هدف های سازمانی آگاهی کامل داشته و نسبت به آن ها تعهد دارند. به علاوه میان اهداف کارکنان، سازمان و مدیریت همسویی لازم مشاهده می گردد، در این صورت کارکنان حداکثر شدن منافع خود را در گروی حداکثرسازی منافع سازمانی دانسته، این امر عاملی مثبت در جهت عملکرد سازمانی و اثر بخشی بهتر آن خواهد بود به علاوه بروز پیامد های رفتاری مثبت از سوی کارکنان از جمله رفتار شهروندی سازمانی نیز از نتایج مهم و شایان توجه چنین فرهنگ سازمانی قوی ای خواهد بود (سبحانی نژاد و همکاران، 1389، 89).

با توجه به اینکه کارکنان شاغل در شرکت انتقال گاز در شمال ایران (مازندران، گیلان و گلستان) از تنوع قومی برخوردار هستند و عموماً مشاهده می شود که شاخص های رفتار شهروندی از دیدگاه اورگان: نوع دوستی، فضیلت مدنی، نزاکت، جوانمردی و وجدان کاری در بین کارکنان به صورت یکسان بروز نمی کند، یعنی اینکه برخی از کارکنان رفتار شهروندی سازمانی را از خود بروز می دهند و به انجام رفتارهای فرانقش تمایل دارند و برخی دیگر از کارکنان تمایل چندانی به بروز رفتار شهروندی سازمانی ندارند. بنابر موارد ذکر شده در بالا که فرهنگ را یکی از عوامل اصلی در ایجاد رفتار شهروندی معرفی می کند، محقق بر آن شد که با استفاده از مدل چهار بعد فرهنگی هافستد، تأثیر هر یک از ابعاد فرهنگی را در بروز رفتار شهروندی سازمانی بسنجد و راهکارهای مناسبی را برای حل مسأله حاضر ارائه کند.

• هدف اصلی از انجام پژوهش

• بررسی تأثیر ابعاد فرهنگی هافستد بر رفتار شهروندی سازمانی با تمرکز بر تعهد سازمانی به عنوان متغیر تعدیل گر

1-3-1- اهداف فرعی از انجام پژوهش

• بررسی تأثیر تعهد سازمانی بر رفتار شهروندی سازمانی در کارکنان شرکت انتقال گاز در شمال ایران (منطقه 9)

• بررسی تأثیر فاصله قدرت بر تعهد سازمانی کارکنان شرکت انتقال در شمال ایران (منطقه 9)

• بررسی تأثیرفرهنگ جمع گرائی- فردگرائی بر رفتار شهروندی سازمانی کارکنان شرکت انتقال گاز در شمال ایران (منطقه 9)

• بررسی تأثیر فرهنگ زن گرائی- مردگرائی بر رفتار شهروندی سازمانی کارکنان شرکت انتقال گاز در شمال ایران (منطقه 9)

• بررسی تأثیر ابهام گریزی بر تعهد سازمانی کارکنان شرکت انتقال گاز در شمال ایران (منطقه 9)

• اهمیت و ضرورت انجام پژوهش

در دهه اخیر بررسی رفتار افراد در محیط کار توجه محققان را بیش از پیش به خود جلب کرده است، هدف مشترک این مطالعات، تعریف نوعی رفتار فردی است که به موفقیت سازمان کمک می کند (Castro et al, 2004, 27). سازمان ها بدون تمایلات کارکنان به همکاری قادر به توسعه اثربخشی خود نیستند. در ادبیات نوین مدیریت به انجام خودجوش و آگاهانه وظایف فرا قانونی توسط کارکنان “رفتار شهروندی سازمانی” گفته شده است (زارعی متین و همکاران، 1385، 33). رفتار مذکور نیاز سازمان به اختصاص بخشی از منابع کمیاب جهت انجام وظایف ساده سازمانی را کاهش داده، حفظ و نگهداری های مکرر کارکنان را میسرتر و از طریق اختصاص زمان بیشتر جهت برنامه ریزی و حل مشکلات کارکنان، توانایی آنان را در راستای اثر بخشی سازمان بهبود خواهد بخشید (Organ, 1988).

رفتار شهروندی سازمانی با انجام وظایف سازمانی مرتبط است (Podaskof & Mackenzie, 1997, 135). این دسته از رفتارها از آن جهت برای سازمان با ارزش هستند که می توانند کارکنان را در جهت انجام فعالیت های گروه های کار آماده سازد (Lepine & Van Dyne, 2001, 326). رفتار شهروندی سازمانی با انگیزه نوع دوستانه و خیرخواهانه صورت می گیرد (سبحانی نژاد و همکاران، 1388، 115). اهمیت کاربردی رفتار شهروندی سازمانی از این فرض منطقی ناشی شده که رفتارهای فرا نقش، پیگیری های فراتر از الزامات رسمی شغل بوده و نتایج علمی بر این است که چنانچه این دسته از همکاری های داوطلبانه کارکنان در طول زمان تکرار شود اثر بخشی سازمانی مظاعف خواهد شد (Organ & Konovsky, 1989, 157).

طی دو دهه گذشته، تحقیقات متعددی به منظور دستیابی به عوامل زمینه ساز بروز و ظهور رفتار شهروندی سازمانی انجام شده است. پودساکف و همکاران (2000) معتقدند: بررسی عوامل پیش بینی کننده بروز رفتار شهروندی سازمانی از زمینه های مهم تحقیقاتی در عرصه رفتار سازمانی است. صاحبنظران این عرصه معتقدند که مجموعه ای از شرایط باید در سازمان و همچنین در کارکنان سازمان مهیا شوند تا امکان بروز این نوع از رفتار از سوی کارکنان فراهم آید. از انجام اولین تحقیقات در زمینه شناسایی عوامل پیش بینی کننده رفتار شهروندی سازمانی تاکنون، تحقیقات وسیعی حول محور شناسایی عوامل مذکور صورت گرفته است. در این رابطه متغیرهای متعددی از جمله رضایت شغلی، عدالت سازمانی، فرهنگ سازمانی، شخصیت سبک رهبری، تعهد سازمانی، انگیزش، حمایت سازمانی، جنس و بسیاری از متغیرهای دیگر مورد بررسی قرار گرفته اند (سبحانی نژاد و همکاران، 1389، 70). در اینجا به نقش و تأثیر فرهنگ سازمانی به عنوان یک عامل توسعه دهنده رفتار شهروندی سازمانی می پردازیم.

Organizational citizenship behavior

 Hofstede

Organ

ود کامپیوتر ، عملکرد سازمان ها به صورت بنیادین دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب این دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از این وسیله ، رشد و توسعه سیستم های تکنولوژی اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونیکی  را در اولویت کار خود قرار داده ا ند ( اسلایت ، 2002 ) .

در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن ، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است . در این میان ، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل ، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است . سیستم‌های اطلاعاتی ، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات DATA BASE کار جمع‌آوری ، ذخیره ، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند لذا ابزار های جدید اطلاعاتی جهت بالا بردن سرعت و دقت عملیات اداری ضروری می باشد . بنابراین توسعه روز افزون و پیچیدگی ارتباطات بین ارکان درون و برون سازمانی و گستردگی اطلاعات و عملیات ، الزام بهره گیری از سیستم اتوماسیون اداری بعنوان روشی نوین و بستر ارتباطات الکترونیکی ، جهت سرعت بخشیدن به امور سازمانی اجتناب ناپذیر کرده است . ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .

اتوماسیون اداری ، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و نیروی انسانی در سازمان می باشد . راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد . دراین فرایند ، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و … عملی می گردد (کریمی زند ،  1388 ) .

همچنین با استفاده از امکانات فوق العاده قوی SharePoint در جستجو ، امکان یافتن هر مستند در هر لحظه به صورت Online امکان پذیر می شود . همچنین تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود ( یاراحمدی ، 1387 ) .

به همین منظور در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر عملکرد پرسنل سازمان امور اقتصادی ودارایی استان مرکزی مورد بررسی قرار می گیرد

1-3–اهمیت و ضرورت تحقیق

آینده جایی نیست که به آنجا می رویم ، بلکه جایی است که آن را بوجود می آوریم ، آنهم با راههایی که به آینده­ می سا زیم .تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه  پنجم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش  آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی­می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع­ می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنترل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حل های مسئله می نمایند . حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی     بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم ­می سازد .

متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت ( رنجی جیفرودی ، 1387 ) .

بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت   می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها  بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد . نرم افزار اتوماسیون  به عنوان بخشی  از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش  عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی  نیاز های یاد شده باشد ( همان منبع ، 1387 ) .

با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و موسسات اداری بسیار بالا می باشد وجود یک سیستم نامناسب اداری باعث اتلاف زمان و صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ورشدن سازمان می شود . تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها را کاهش دهد و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .